Secrétariat :

• Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux lors des séances
• Assurer diverses tâches administratives selon les besoins du service
• Assurer la gestion du tableau d’affichage du personnel
• Participer à la préparation de diverses correspondances ou courriers électroniques
• Collaborer avec les collègues sur divers projets et missions dans le cadre de l’interdisciplinarité
• Participer aux tâches de classement et de scannage
• Participer à l’archivage

Assurer le secrétariat du système qualité :

• Participer au suivi du système qualité et de sa conformité aux normes ISO9001
• Participer à son application au quotidien et le faire progresser de manière continue
• Participer à l’évolution des procédures et de l’organisation pour une amélioration des prestations et de la satisfaction des résidants
• Participer au cycle de vie des documents dans l’application Saged
• Collaborer avec l’organisme de certification SQS
• Organiser les enquêtes satisfactions résidants/collaborateurs en collaboration avec les cadres
• Organiser les audits de certification en collaboration avec la direction
• Assurer les statistiques inhérentes à la qualité

Collaborer avec le responsable qualité :

• Participer à la réalisation des audits internes et en assurer le suivi en collaboration avec les cadres
• Assurer la formation « Qualité » des nouveaux collaborateurs
• Prendre le PV des séances qualité selon agenda
• Participer à la préparation de la revue de direction et établir le procès-verbal y relatif

Remplacer la titulaire à la réception :

• Accueillir les résidants et les visiteurs à la réception, répondre à leurs demandes et les orienter
• Répondre aux appels téléphoniques, prendre des notes, renseigner ou passer la communication à la personne concernée
• Trier le courrier et les colis puis les remettre aux personnes concernées
• Assurer la suppléance pour la gestion de l’économat (distribuer, passer et réceptionner les commandes)
• Chercher les informations nécessaires à l’exécution des tâches en utilisant les moyens disponibles : internet, intranet, notices d’utilisation, répertoires, annuaires téléphoniques, directives internes, etc.
• Assurer le traitement des courriels sous deux adresses mail
• Gérer une petite caisse à la réception et enregistrer les transactions
• Affranchir le courrier sortant
• Éliminer des fournitures de bureau et des consommables informatiques courantes selon les directives (notamment environnementales)
• Utiliser le logiciel « Sadies »

Comptabilité :

• Participer au processus d’inventaire dans le cadre du bouclement des comptes

Divers :

• Participer au suivi LIPAD et la nouvelle loi sur la protection des données (nLPD)