Au sein de notre Fondation pour l’Accueil et l’Hébergement des Personnes Agées (FAHPA) qui comprend l’EMS généraliste de Fort-Barreau et l’EMS Les Tilleuls spécialisé dans les troubles cognitifs et du comportement, nous recrutons notre Responsable Administratif et Financier.

Nos établissements accueillent 126 résidents, et nos équipes (220 personnes) collaborent de façon interdisciplinaire en plaçant le bien-être du résident au cœur de leurs préoccupations.

But de la fonction

 Assurer la responsabilité de la gestion opérationnelle des services de l’administration (Comptabilité et finances-Service du personnel-Secrétariat social- Réception)

• Participer à la politique institutionnelle
• Participer à l’élaboration de la stratégie à long terme et les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs décidés en collaboration avec la direction.
• Assurer le remplacement de la direction dans sa fonction de gestion administrative.
• Faire respecter et appliquer les normes, protocoles et procédures dans tous les domaines qui sont sous sa responsabilité
• Participer aux séances du Conseil de Fondation et au Bureau et assurer occasionnellement la prise des procès-verbaux des séances.
• Agir dans l’intérêt des résidants et de leurs familles et du personnel de l’entreprise.

Collaboration avec la direction

Collabore étroitement avec la direction générale en assurant son remplacement administratif et financier en son absence, en contribuant à la stratégie et aux projets institutionnels, en participant aux colloques et groupes de travail, et en co-pilotant le recrutement du personnel administratif.

Gestion opérationnelle des activités administratives et financières

Assure la gestion opérationnelle des activités administratives et financières en encadrant les équipes, en planifiant les ressources humaines, en diffusant les procédures, en favorisant la cohésion et le développement des compétences, tout en veillant à la sécurité, à l’intégration des nouveaux collaborateurs et à la transmission des valeurs institutionnelles.

Comptabilité et finances

Supervise l’ensemble de la gestion financière des institutions, de l’élaboration budgétaire au bouclement des comptes, en assurant le contrôle interne, le suivi comptable, fiscal et analytique, la gestion de trésorerie, la conformité aux exigences légales, ainsi que la qualité des procédures et outils de pilotage.

Service du personnel

Gère l’ensemble des activités liées à la gestion administrative du personnel, en veillant à la conformité légale et conventionnelle, à l’exactitude de la paie et des déclarations sociales, à l’équité salariale, à la coordination des permanences et à la bonne circulation de l’information, tout en promouvant la santé, la sécurité et le respect au sein des institutions.

Secrétariat social

Assure le suivi rigoureux de la facturation et du recouvrement des débiteurs, en garantissant la conformité des soldes des comptes résidants, la mise en œuvre des procédures de contentieux, et l’actualisation des contrôles et directives internes.

Réception

Supervise la qualité de l’accueil et la bonne gestion des réceptions, de l’économat, des animations et des menus, en veillant à l’exactitude des écritures de caisse, à la résolution des problématiques courantes et à la mise en place de procédures rigoureuses et cohérentes.

Secrétariat de la Fondation

Assure le suivi des investissements votés au Bureau du Conseil de Fondation, ainsi que diverses tâches administratives essentielles au bon fonctionnement de la Fondation.